(一)會議準(zhǔn)備
1.確定會議主題、名稱、時間、地點、會議規(guī)模、議程和會議安排；
2.確定參加會議的范圍或人員(領(lǐng)導(dǎo)、專家、主持人、學(xué)者等代表)，成立工作組(資料組、組織組、宣傳組、后勤組、保衛(wèi)組等)，確定工作人員、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算；
3.安排好場地、住宿、伙食、用品、資料、交通等；
4.做好會場布置，制定好后勤保障方案；
5.發(fā)放會議通知。
(二)會議實施
1.會議簽到及會議文件資料發(fā)放；
2.按會議議程逐步開始，維持會場秩序，做好會議記錄；
3.安排好會議進(jìn)行中的后勤保障，處理會議過程中的突發(fā)情況等。
(三)會議結(jié)束
1.安排好參會人員離開的交通；
2.清理會場，統(tǒng)計經(jīng)費(fèi)并報銷；
3.整理會議資料并形成簡報；
4.落實會議精神，撰寫工作總結(jié)。
二、會議組織注意事項
會議組織工作是會議召開的重要環(huán)節(jié)，會議組織的質(zhì)量很多都體現(xiàn)在會議的組織細(xì)節(jié)上，因此在做會議組織工作時應(yīng)注意的事項有以下幾點：
(一)開會之前要深入考慮召開會議的目的，準(zhǔn)備好會議上報告、提問、調(diào)查或討論的綱目。
(二)要根據(jù)會議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數(shù)的多少，應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容、會議預(yù)期效果和場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議，人數(shù)可少些。調(diào)查情況、紀(jì)念及宣傳性的會議，人數(shù)可多些。
(三)為使會議開得有成效，根據(jù)會議內(nèi)容，會前應(yīng)考慮一些人重點發(fā)言，并在發(fā)言上做一些重點分工。
(四)盡可能了解與會人員情況，在會議休會期間，組織一些聯(lián)誼活動，增進(jìn)了解，加深感情。會議結(jié)束后，應(yīng)繼續(xù)與會議人員保持一定的聯(lián)系，以備需要時，可以進(jìn)行合作。
(五)根據(jù)會議的安排，確定會議的地址，安排好主會場和分組討論的地點。住宿會議還應(yīng)安排好房間，落實食宿等各項問題。
(六)根據(jù)會議的時間安排，發(fā)出會議通知，會議通知應(yīng)及早，內(nèi)容要明確、具體，如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題，需帶的票證和物品等。
(七)會議開始后，及時掌握會議的動態(tài)，對會議的進(jìn)展情況進(jìn)行搜集整理，還要注意安排好會議期間的記錄人員。
(八)會議結(jié)束之前，聯(lián)系好會議人員返回的車票、機(jī)票，力爭將食宿費(fèi)等盡早結(jié)算清楚。
(九)會議結(jié)束后，要對會議的各類文件材料做好善后工作，需發(fā)簡報或文件的應(yīng)從速擬發(fā)。各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等，應(yīng)立案存檔。
(十)注意合理安排會議日程，適當(dāng)安排一些娛樂體育活動，以減輕與會者疲勞，活躍會議氣氛。
三、會議組織類面試真題解析
【真題回放】隨著人們生活水平的提高，人們對“綠色文化”越來越重視。現(xiàn)在你所在的部門要針對“綠色文化”開展一次研討活動，由你來組織，請問你如何處理。
【解析】
這道題目是計劃組織類的會議組織類型試題，而會議分很多種，此題要求組織研討會。你的角色是“組織者”，研討內(nèi)容是“綠色文化”，要圍繞該主題進(jìn)行研討活動，我們應(yīng)該按照組織會議的基本思路進(jìn)行解答。
【參考答案】
[破題表態(tài)]
綠色文化是人類與環(huán)境的和諧共進(jìn)、使人類實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的文化，它包括持續(xù)農(nóng)業(yè)、持續(xù)林業(yè)和一切不以犧牲環(huán)境為代價的綠色產(chǎn)業(yè)、生態(tài)工程、綠色企業(yè)，也包括有綠色象征意義的生態(tài)意識、生態(tài)哲學(xué)、環(huán)境美學(xué)、生態(tài)藝術(shù)、生態(tài)旅游，以及綠色運(yùn)動、生態(tài)倫理學(xué)、生態(tài)教育等諸多方面。重視綠色文化并對其進(jìn)行研討具有重大意義。
我應(yīng)該精心準(zhǔn)備，認(rèn)真從以下幾點進(jìn)行組織：
[具體過程]
準(zhǔn)備階段：首先，我會認(rèn)真學(xué)習(xí)“綠色文化”的相關(guān)內(nèi)容，加深對“綠色文化”的理解。其次，制定研討計劃，包括研討會召開的時間、地點、參加的人員，研討主題和議程，需要的資金、材料等，報請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后，按照計劃執(zhí)行。其中選擇會場非常重要，因為研討會一般人數(shù)不多但需要相對封閉、安靜的環(huán)境，除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所，以便分組討論。再次，成立研討會會務(wù)組，合理分工，責(zé)任到人，嚴(yán)格會務(wù)紀(jì)律；聯(lián)系開展研討會的地點，布置好會場；確定實地考察
“綠色文化” 的基地。最后，準(zhǔn)備研討會需要的一切資料，聯(lián)系參會人員，下達(dá)與會通知，落實研討會人員的住宿和安全保障工作。
執(zhí)行階段：(1)按照計劃的流程，先組織大家進(jìn)行實地考察，讓大家在差異中體會到建設(shè)“綠色文化”的重要性；(2)播放一些具有實際指導(dǎo)意義的記錄片，拓展大家的眼界和思路，深化大家對“綠色文化”的認(rèn)識和理解；(3)認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)文件，領(lǐng)會文件的精神，并結(jié)合實地考察的認(rèn)識，展開討論，并做好討論現(xiàn)場的實錄工作；(4)在會議的過程中，及時與會務(wù)組保持聯(lián)系和溝通，保障與會人員的安全和健康，做好會議記錄，保障研討會的順利進(jìn)行。
總結(jié)階段：會議結(jié)束后，做好善后工作，整理會議資料并形成簡報，做好匯報總結(jié)工作。
[拔高升華]
綠色文化活動開展的好壞在一定程度上反映了一個國家國民素質(zhì)的高低，我們應(yīng)該在科學(xué)發(fā)展觀的統(tǒng)領(lǐng)下，走可持續(xù)發(fā)展之路，用綠色文化的福音造福人類。
